Cómo planificar un presupuesto de viaje y dividir los gastos de viaje con amigos

Es difícil escapar de los cientos y miles de imágenes y videos de magníficos hoteles, islas tropicales, pistas de esquí en polvo y platos de tentadora cocina a través de nuestras redes sociales en estos días. Están todos allí, pidiendo experiencia. Entonces, si se parece a nosotros, y creemos que lo es, constantemente está haciendo resoluciones para viajar más, ver más, comer más y pasar más tiempo con amigos y seres queridos. La buena noticia es que podemos tener lo mejor de ambos mundos haciendo un viaje con amigos. La mala noticia es que esto puede complicarse, especialmente cuando llega el momento de presupuestar o dividir la factura. Como muchos de nosotros sabemos, viajar es ideal para las amistades, pero también puede arruinar las relaciones si no se enfoca de la manera correcta.

Si bien puede parecer fácil hacer un seguimiento de los gastos y dividir los costos entre dos o incluso tres amigos, la verdad es que el dinero puede causar grandes problemas. Tan pronto como alguien se siente menospreciado, engañado o incluso forzado a gastar más allá de su presupuesto, las cosas pueden ponerse feas. Sin embargo, no tiene que llegar a ese punto si todos elaboran un presupuesto y un sistema para dividir los gastos entre amigos. Aquí está nuestra guía libre de dolor de cabeza para mantener a la pandilla de la escapada unida para muchos viajes por venir.

Cocina en Casa Gracia Barcelona Hostel / Oyster

Primero, acuerde un presupuesto.

Lo primero es lo primero, acordar un presupuesto (sí, incluso antes de elegir un destino). ¿Por qué? Decidir primero un destino puede ser difícil, ya que el presupuesto es el factor principal que determina exactamente qué tipo de viaje va a tener. No todos pueden permitirse el mismo nivel de viajes y experiencias, por lo que establecer un límite presupuestario unánime establece expectativas anticipadamente. Impide que las personas se sientan presionadas a gastar dinero que no tienen. Además, es más fácil elegir un destino una vez que sepa cuál es su presupuesto, dado que algunos lugares son más caros que otros. Haga que todos investiguen el costo de los vuelos, hoteles, renta de autos, excursiones, comida y más, para que todos puedan tener una idea de si el destino es adecuado.

Evitar: Acordar poco sobre un número. Sea sensible al hecho de que todos los presupuestos son diferentes y que algunos amigos tienen que hacer más sacrificios que otros a la hora de viajar.

Descubre cómo dividirás los gastos.

Averigua cómo quieres dividir los costos. ¿Vas a reservar habitaciones de hotel individuales o compartidas? ¿Desea mantener una pestaña activa para taxis y recorridos, o pagar por separado?

A algunas personas les resulta más fácil hacerse cargo de una parte de los gastos de viaje compartido más grandes individualmente. Por ejemplo, una persona acordará reservar el hotel para el grupo, otra pagará el alquiler del automóvil, otra cubrirá la gasolina o los taxis, y otra se encargará de las excursiones grupales. Dependiendo de cómo se iguale esto y de la cantidad de personas que tenga, puede dividir estos gastos entre dos personas para ayudar a reducir y equilibrar los costos iniciales. Si alguien no puede depositar una gran cantidad de dinero de inmediato, asegúrese de estar de acuerdo, por escrito, en el tiempo que tienen para devolverle el dinero a todos. De lo contrario, elige un viaje más barato o invítalos en el próximo.

Incluso si se hospeda en sus propias habitaciones de hotel, ordena las facturas por separado en las comidas y paga sus propias excursiones, habrá costos compartidos, como taxis o gasolina. Cree un bote de caja chica y designe a alguien para que se encargue de ello. Al comienzo del viaje, haga que cada uno arroje una cantidad par de efectivo en la moneda local ($ 100 usualmente es un buen comienzo) y use este dinero para todos estos gastos compartidos misceláneos. Distribuya uniformemente las sobras al final o compre recuerdos para todos.

Consejo profesional: si está planificando un gran viaje con mucha anticipación, configure una cuenta por separado para que cada uno contribuya con un monto fijo cada mes para ayudar a ahorrar para los gastos del viaje compartido. Esta es una excelente forma de obtener vuelos, hoteles e incluso algunas comidas sofisticadas fuera de su mente cuando llega el momento de disfrutar.

¿Qué hay de las comidas?

Las comidas son un gran punto de discordia cuando se viaja con amigos. Sin lugar a dudas, generalmente hay alguien que no come tanto, bebe tanto o propina tanto, y es casi seguro que mantener todas sus comidas en el mismo cheque cause problemas. Dicho eso, siempre divide los cheques. Si no puede o no quiere dividir la factura de 18 maneras diferentes, intente con el sistema de amigos. Haga una pareja con una o dos personas más en el grupo y siempre divida su cheque del grupo. Es mucho más fácil averiguar quién ordenó qué cuando hay entre dos o tres personas en lugar de más.

Si algunas personas en la mesa parten una botella de vino, haga que una persona pague por ella y los demás déles dinero en efectivo de inmediato o conéctelo en la hoja de gastos.

Evitar: una factura por la mesa. Sugerimos llevar siempre efectivo para comidas grandes. Claro, no obtendrás puntos o la comodidad de poder comer ahora y pagar más tarde, pero es más fácil.

Mantenga un registro de sus gastos.

Dos de las mejores maneras de realizar un seguimiento de sus gastos se encuentran en un documento compartido de Google y en una aplicación como Splitwise. Ambas herramientas son excelentes porque permiten a todos en el grupo editar, ver y acceder al mismo recuento de gastos. Sin embargo, ambos tienen sus propios conjuntos de pros y contras, así que decida qué funciona mejor para usted y sus amigos (o use ambos).

Nos gustan los documentos y las hojas de Google porque son una forma conveniente (y transparente) de realizar un seguimiento de los gastos y los límites del presupuesto. Es útil no solo para presupuestar y equilibrar los gastos, sino también para planificar el tiempo, hacer un seguimiento de las notas y los números de confirmación, consejos, posibles recorridos, hoteles, actividades, comidas y más. Es mucho más fácil que una llamada de Skype de múltiples vías cada cinco minutos. Mientras planifica, mantenga una sección que establece los límites del presupuesto, y ponga a la persona más organizada a cargo de actualizar la hoja a medida que se finalicen las cosas. Alternativamente, puede asignar texto de diferente color a cada persona, por lo que si alguna vez hay una pregunta, puede rastrear fácilmente quién hizo la entrada. Algunas desventajas de los documentos de Google incluyen la rapidez con que pueden desorganizarse, lo simple que es borrar las entradas accidentalmente, y que no siempre es fácil de leer o editar en su teléfono.

Splitwise es mucho más fácil de administrar. Crea un grupo dentro de la aplicación y puede registrar fácilmente los gastos, incluidos los que se deben y los que deben. También le permite dividir las cosas en porcentajes o cantidad, cargar imágenes como recibos, establecer gastos grupales e incluso detallar sus pestañas. Mientras tanto, la aplicación ofrece al usuario una pestaña ejecutiva de quién le debe qué a quién. Al final, el usuario solo paga una suma global que se distribuye de manera uniforme entre sus deudas. Lo que es mejor, incluso enviará correos recordatorios amistosos en su nombre, para que pueda evitar la conversación incómoda. Sin embargo, es una aplicación relativamente nueva y se han informado algunos problemas con recuentos y separaciones incorrectas entre grupos e individuos.

Consejo profesional: siempre mantenga sus pestañas en la moneda local (también conocida como la moneda utilizada para pagar), si es posible. Esto asegura que mantengas las pestañas de inmediato y facilita el conteo al final del viaje. Además, el tipo de cambio no será tan increíblemente diferente para cuando se establezca que debería marcar la diferencia.

Evitar: mantener las cuentas de forma verbal o ajustar las pestañas pagándolas hacia adelante o hacia atrás. Puede pensar que lo recordará más tarde, pero puede que no y es mejor no tener confusión. Incluso cuando se anotan, estas transacciones hacen que todo sea más confuso al final.

Recuerde resolver todas las pestañas.

El viaje ha terminado, las pestañas se han resuelto y ahora es el momento de pagar. Afortunadamente, todos ustedes han acordado un marco de tiempo para resolver las deudas entre ellos. Si no puede decidir, sepa que cuanto antes mejor. Recomendamos el uso de distribución digital como Splitwise, Venmo o PayPal, pero puede hacerlo a la vieja usanza con efectivo o con un cheque a la antigua usanza. Solo asegúrese de devolverle a la gente (o tenga una buena razón por la cual no puede hacerlo), ¡o es posible que no lo inviten al próximo viaje grupal!

Si todavía está un poco nervioso acerca de todo esto y quiere evitar la conversación potencialmente incómoda de "todavía me debe dinero", no se preocupe. Reserve un viaje de grupo en un centro turístico con todo incluido o en un crucero, donde cada uno puede hacerse cargo de sus propios costos en una suma global y se configuran con sus propias cuentas para compras adicionales.

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